شرح وظایف اداره امور آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه

۱- سیستم جامع آموزش دانشگاه

• تعریف قوانین و آیین­نامه آموزشی مربوط به رشته­های مصوب در سیستم نرم­افزار آموزش گلستان.
• تعریف برنامه درسی رشته­های مصوب در سیستم نرم افزار آموزش گلستان.
• تعریف قوانین شهریه در هر نیمسال تحصیلی برای دانشجویان شهریه پرداز در مقاطع مختلف تحصیلی.
• تبدیل گروهی فایل اطلاعات دانشجویان ورودی جدید در سیستم نرم­افزار آموزش گلستان در مقاطع مختلف تحصیلی.
• تعریف مشخصات دروس تمام رشته­های موجود در سیستم نرم­افزار آموزش گلستان و شماره­گذاری آنها بر طبق اصول و ضوابط مشخص.
• تعریف پیش نیاز، هم نیاز و معادل دروس تعریف شده در سیستم نرم افزار آموزش گلستان مطابق با سرفصل دفتر شورای گسترش وزارت علوم، تحقیقات و فناوری.
• تعریف شرایط اخذ دروس خاص در سیستم نرم­افزار آموزش گلستان.
• مجاز و غیر مجاز کردن دروس جهت اخذ آنها برای رشته­های آموزشی مصوب.
• اعمال تقویم آموزشی و ساعات رسمی مصوب دانشگاه در سیستم نرم­افزار آموزش گلستان.
• قفل و باز کردن نمرات لیست گروه­های درسی در بازه زمانی قانونی بر اساس مجوزهای موجود.
• تهیه دستورالعمل­های نحوه استفاده از پردازش و گزارش­های سیستم جامع نرم افزارگلستان.
• اصلاح و تغییر فرآیند فعالیتها بر اساس افزایش کیفیت، رضایت مندی و کاهش هزینه­ها.
• سیستمی کردن درخواست­های آموزشی دانشجویان و سایر فعالیتهای مرتبط با سیستم جامع نرم افزارگلستان.
• فرآیند فعال سازی سیستم و اختصاص امکانات لازم در بازه زمانی مشخص برای ارائه دروس در ثبت نام مقدماتی، ثبت نام اصلی و ترمیم به کارشناسان محترم دانشکده­ها و انجام مکاتبات مربوطه.
• فرآیند فعال­سازی سیستم و اختصاص امکانات لازم جهت حذف اضطراری (نهایی) دانشجویان در بازه زمانی مشخص.
• انجام عملیات انتخاب واحد دانشجویان ورودی جدید در گروه­های درسی تعیین شده و تهیه پرینت از چک لیست درسی آنها.
• انجام تنظیمات پارامترهای سیستم جامع نرم افزار گلستان در بازه زمانی مشخص.
• ایجاد و اصلاح حساب­های بانکی دانشگاه در سیستم.
• ایجاد و اصلاح ادارات داخلی و خارجی دانشگاه در سیستم.
• ایجاد و اصلاح دانشگاه­ها، دانشکده­ها، گروه­های آموزشی و رشته­های مصوب آموزشی.
• ایجاد و اصلاح کلاس­های آموزشی و اختصاص کلاس به دانشکده­های مختلف در سیستم نرم­افزار آموزش گلستان.
• تعریف کارکنان و گروه­های کاربری در سیستم جامع نرم افزار گلستان.
• اختصاص امکانات به کاربران بر اساس نیاز افراد و تصمیمات اتخاذ شده و تهیه پرینت از گزارشات مرتبط.
• تعریف محدوده دسترسی کاربران بر اساس نیاز افراد و تصمیمات اتخاذ شده و تهیه پرینت از گزارشات مرتبط.
• ارتباط با شرکت محترم نوپرداز اصفهان در خصوص پشتیبانی سیستم جامع نرم­افزار گلستان.
• کنترل تغییرات اعمال شده در سیستم جامع نرم­افزار گلستان و تهیه گزارش به مسئولین محترم در مواقع لزوم.
• تعریف پیغام­ها و یادداشت­ها در سیستم جامع نرم­افزار گلستان در مواقع لزوم.

۲- امور دانشجویان مقطع کارشناسی و تحصیلات تکمیلی

• بررسی مدارک ارسال شده در پذیرش غیر حضوری دانشجویان ورودی جدید و پذیرش حضوری آنها.
• بررسی تقاضای دانشجویان سایر دانشگاه­ها مبنی بر میهمان و انتقال به دانشگاه صنعتی شیراز از طریق سامانه نقل و انتقال وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و انجام امور آموزشی در حین تحصیل.
• درخواست صدور و ابطال معافیت تحصیلی برای دانشجویان مشمول خدمت وظیفه عمومی.
• بررسی مغایرت معدل دانشجویان ورودی جدید وثبت در پورتال سازمان سنجش آموزش کشور.
• بررسی وضعیت تحصیلی دانشجویان پس از پایان انتخاب واحد و قفل نمرات دروس در هر نیمسال تحصیلی.
• اعمال تصمیمات شورای آموزشی و تحصیلات تکمیلی و کمسیون موارد خاص دانشگاه و استان در سیستم نرم­افزار آموزش گلستان.
• صدور احکام و گواهی­های آموزشی.
• انجام امور مربوط به تعهد خدمت آموزش رایگان.
• انجام فرآیند دانش آموختگی دانشجویان.
• صدور ریز نمرات فارسی و انگلیسی دانشجویان و دانش آموختگان.
• صدور گواهی موقت و دانشنامه دانش آموختگان.
• پاسخ به درخواست سازمان­ها مبنی بر ارسال تأییدیه تحصیلی و ریز نمرات دانش آموختگان.
• تأیید دانشنامه دانش آموختگان در سایت وزارت علوم، تحقیقات و فناوری.

۳- وظایف مسئول دفتر

• پاسخگویی به تماس­ها، برقراری ارتباط با سازمان­ها و پیگیری موارد مربوط به اداره آموزش دانشگاه.
• پاسخگویی به ارباب رجوع و هماهنگی لازم.
• تهیه پیش­نویس نامه­ها در اتوماسیون اداری.
• ارجاع نامه­های هامش شده از طریق اتوماسیون اداری.
• بسته­بندی و درج آدرس نامه­های ارسالی.
• ارسال پایان­نامه/رساله­ها به پژوهشگاه اطلاعات مدارک علمی ایران و کتابخانه دانشگاه.
• درخواست تجهیزات و وسایل مصرفی مورد نیاز اداره امور آموزشی و تحصیلات تکمیلی از طریق سیستم نرم افزار مربوطه.
• ارجاع درخواست­های آموزشی دانشجویان بر اساس ضوابط و قوانین تعریف شده در سیستم نرم­افزار آموزش گلستان.

۴- امور بایگانی و دبیرخانه

• بایگانی نامه­ ها و مدارک در پرونده دانشجویان.
• ثبت تائیدیه تحصیلی در سیستم نرم­افزار آموزش گلستان.
• انجام امور دبیرخانه در سیستم نرم­افزار آموزش گلستان.
• تحویل نامه­های اداره امور آموزشی و تحصیلات تکمیلی به سایر واحدهای دانشگاه.